(一)OA(Office Automation辦公自動化)這一概念在我國由來已久，但是，一直以來OA的概念比較模糊，甚至紊亂。雖然辦公自動化OA的概念和應用一直伴隨著信息化的發(fā)展歷程，但是由于OA的概念模糊，缺乏完備的產品和應用理論體系支撐，使得OA一直沒有受到重視，成為信息化的邊緣產品。

曾幾何時，那些ERP解決不了的、CRM無法實現(xiàn)的、HR也不管的種種信息化的應用需求，都劃入OA解決的范疇。這種概念與應用的邊緣化，使OA廠商面臨巨大的發(fā)展危機，產品無法圍繞著核心去發(fā)展，應用也無法規(guī)范化和標準化。許多OA廠商的產品成為大雜燴，一些CRM、HR等等功能加入到OA系統(tǒng)之中，甚至有許多廠商本身缺乏對信息化的理解，一味地迎合用戶的需求，使OA系統(tǒng)開始變得越來越龐大，而其核心的資料流轉與共享功能反而變得非常薄弱。

與財務軟件、ERP軟件等具有相對規(guī)范的應用標準不一樣，OA的應用功能非常雜亂。如果說財務軟件、ERP軟件各個廠商的產品是80%類似、20%不同，而OA卻恰恰相反，各廠商的產品的相似度不到20%。據(jù)統(tǒng)計，我國OA廠商有500多家，其中成熟的產品有近百款。

同一市場中大量功能迥異的OA產品，使OA的邊緣化和混亂性由此可見一斑。廠商與用戶也開始迷失，甚至陷入苦苦掙扎之中。

(二)九十年代開始出現(xiàn)的工作流(Work Flow)技術，可以使軟件系統(tǒng)在網(wǎng)絡自動流轉信息和分解工作任務，強化了軟件應用者的工作協(xié)同性，加強了工作的自動化處理效率。因此，工作流這一協(xié)同軟件的核心技術一經(jīng)出現(xiàn)，就被廣泛應用在網(wǎng)絡辦公領域，從公文收發(fā)到行政審批，從請假報銷到項目管理，這些原來辦公自動化涵蓋的工作內容，都被以工作流為核心的協(xié)同應用思想重新定義。以工作流為主要核心功能的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)，被稱之為協(xié)同OA軟件。

2000開始，協(xié)同軟件進入發(fā)展的黃金時期，大量的辦公自動OA系統(tǒng)，和ERP、CRM等軟件產品采用工作流技術，強化了其協(xié)同性。支持群組網(wǎng)絡協(xié)同工作的LOTUS Notes/Domino，可以稱之為現(xiàn)代意義上的協(xié)同軟件的鼻祖，LOTUS Notes的創(chuàng)造者奧齊于1997年10月創(chuàng)建了Groove Networks，這款產品在2005年被微軟收購，在全球泛圍掀起了新一輪的協(xié)同軟件發(fā)展高潮。

目前我國主流的協(xié)同軟件廠商大多成立于2000年到2005年之間，同時這幾年是協(xié)同軟件百家爭鳴的時期，大家對什么是協(xié)同軟件、協(xié)同軟件未來的發(fā)展前景、協(xié)同軟件的功能與應用等問題爭論不休。

2006年初，很多還對協(xié)同軟件抱有懷疑態(tài)度的人，開始正視協(xié)同軟件，一些曾經(jīng)認為“協(xié)同”是炒作概念的人，也開始改變觀念，因為我國中國信息產業(yè)發(fā)展研究院CCID，此時已正式將協(xié)同軟件當作一個單獨的軟件門類，協(xié)同軟件開始“登堂入室”，并劃入正統(tǒng)。

以流程為核心的新型辦公自動化OA軟件，開始歸入到協(xié)同軟件的范疇，其理論與應用更加標準。進入2007年，協(xié)同軟件對于業(yè)務流程管理的支持程度，已經(jīng)成為衡量協(xié)同軟件產品品質的重要因素，工作流引擎技術成為協(xié)同軟件的核心技術，業(yè)務流程管理成為協(xié)同軟件的核心功能，通過優(yōu)化工作流來增強管理執(zhí)行力已成為協(xié)同軟件的核心應用價值。

由傳統(tǒng)OA發(fā)展到協(xié)同OA，辦公自動化OA的概念由模糊逐漸變得清晰，OA由信息化的邊緣產品逐漸成為信息化的基礎與核心產品之一，OA的功能與應用也逐步向工作流這一核心靠攏，協(xié)同軟件開始具有完整的理論與應用體系，并得到權威部分和用戶的廣泛認同。